Les entreprises de l’ingénierie ont de plus en plus recours à la sous-traitance et de nombreuses fonctions de conception et de production sont externalisées. Les directions sont alors dans l’obligation d’échanger de multiples informations techniques et de gérer les appels d’offres. Il faut instruire, suivre et tracer tous ces envois afin d’accélérer les cycles, de gérer les risques, et d’assurer la continuité de l’information.
La gestion des appels d’offres nécessite la coordination de différents acteurs (internes et externes) ainsi que la garantie de la confidentialité entre les différents fournisseurs consultés dans le cadre de leur réponse. La sécurité est donc aussi un point essentiel ! Mais pour les entreprises qui doivent gérer directement leurs appels d’offres, cela représente souvent un coût importat en temps pour les mener à bien. Les défis sont en effet nombreux :
- Des réponses aux appels d’offres trop longues et des difficultés à gérer les délais
- Une gestion des appels d’offres reposant majoritairement sur l’entreprise émettrice
- Une conduite et une transmission des informations des appels d’offres peu performantes et non sécurisées
- Des difficultés à historiser toutes les informations relatives aux appels d’offres
Les solutions de gestion de cycle de vie projet ont un vrai rôle à jouer pour faciliter le travail des entreprises en les accompagnant à la fois dans l’automatisation des réponses (processus dédié qui lance, exécute, supervise et exploite toutes les informations liées aux appels d’offres) mais aussi en assurant la traçabilité et l’archivage de toutes les informations (livrables exigibles, réponses, dossiers d’envoi pour constituer un référentiel de tous les appels d’offres…). Pour disposer d’une vue consolidée, les métriques et les tableaux de bord fournis par l’application permettent de superviser l’avancement global du portefeuille d’appels d’offres.
L’intérêt par rapport à des solutions dédiées à la gestion des appels d’offres est la vision d’ensemble que vont apporter les solutions de gestion de cycle de vie en permettant d’intégrer le processus d’appel dans le cycle de vie global du projet. Les informations collectées durant le processus d’appel d’offres peuvent ainsi être réutilisées, les sous-traitants sont intégrés directement dans l’annuaire projet et peuvent être rattachés, une fois le processus de sélection passé, aux différents lots et tâches du projet.
