Tout à l’heure j’ai reçu par e-mail une question assez directe d’un lecteur dont le contenu disait (en résumé) : « Mais en fait, l’edms, à quoi ca sert…? ».

Une très bonne question car en faisant le tour des articles présents sur le blog, hors des vidéos et de quelques liens vers des plaquettes, il n’y a pas d’articles qui expliquent simplement à quoi notre application sert…

En une phrase il s’agit d’est un référentiel qui organise, gère et audite l’information des projets d’ingénierie et de construction.

 

Oui mais concrètement, à quoi cet EDMS…?

Si on détaille un peu plus, cela permet :

  • D’obtenir une version fiable du référentiel technique
  • De supporter les fonctions de réponse aux appels d’offres
  • De définir des projets, leurs tâches, les dates butoirs, les utilisateurs, les sous traitants, les documents et les modèles
  • D’ automatiser la production de documents CAO et office
  • D’automatiser les processus clé dans les phases d’avant vente comme dans les phases d’exécution (validation, modification, réserves, gestion des exigences…)
  • De garder le contrôle des coûts : respect des engagements, des dates, des livrables des budgets,
  • D’accroître la productivité des équipes en leur donnant des rôles précis au sein des projets,
  • D’accroître la productivité en facilitant le partage et la collaboration sur les données et documents du projet.

En résumé : gain en temps (recherche, production, collaboration…), gain en qualité (fiabilité des données, suivi des processus…) et respect des délais et des engagements (pilotage, tableaux de bords…).

 

Comme nous l’avons vu dans le précédent article, cette solution de gestion des infrastructures et des projets d’ingénierie bénéficie à plein du potentiel apporté parles technologies de PLM, d’EDMS, de gestion des processus et de gestion de configuration.

Quels sont les bénéfices de cette solution d’EDMS dédiée à l’ingénierie ?

  • Le référentiel est l’outil central de gestion des données et documents,
  • Les modules « task manager » et organisation par projets permettent :

    • de segmenter l’information,
    • de gérer les tâches associées aux projets,
    • de définir les modèles de projets et de documents
  • Les modules de production, de distribution et de validation, d’annotation de documents qui sont centraux dans les projets d’ingénierie
  • Le module Excel permet de définir des listes (membres des équipes, documents, listes prévisionnelles, exigences, groupes de travail, réserves …) ainsi que de calculer les coûts, les dates prévisionnelles…

Tout cela avec une base technologique solide associant GED, moteur de processus, gestion de configuration.

J’espère que cela a permis d’éclaircir un peu ce que peut apporter une solution d’EDMS & PLM dans les projets d’AEC !