Les progiciels sont devenus un élément essentiel de toute entreprise performante, mais choisir le bon progiciel peut être un long chemin de croix tant il nécessite d’examiner attentivement toutes les options disponibles…et elles sont nombreuses, ERP, CRM, verticaux, etc. Dans cet article nous aborderons les étapes de la sélection d’une solution, de l’étude du besoin à la sélection finale, et vous donnerons les 5 principaux critères de choix à prendre en compte lors de la prise de décision.
Les étapes du choix d’une solution, de l’étude du besoin à la sélection finale
Lorsqu’il s’agit de choisir un progiciel pour son entreprise, il est important de décomposer le processus en étapes, afin de structurer la démarche.
La première étape consiste à bien identifier la problématique. Pourquoi avez-vous besoin d’un progiciel ? Est-ce pour un projet spécifique ou pour améliorer l’efficacité globale ? Une fois le besoin identifié, l’étape suivante consiste à analyser les exigences et à évaluer les solutions disponibles. Ce processus implique l’étude du système existant, l’analyse des avantages et des coûts potentiels, et la réalisation d’une étude de faisabilité technique.
Vient ensuite le processus de sélection qui peut éventuellement être décomposé en deux étapes : le listing des critères de sélection et l’assistance à la sélection.
Le listing des critères de sélection permet de définir l’ensemble des critères que devra remplir le progiciel choisi, qu’il s’agisse du coût, des fonctionnalités, des performances, de la sécurité, de l’évolutivité ou encore de la fiabilité.
Beaucoup d’entreprises se font ensuite assister par des consultants expérimentés dans les processus de sélection de logiciels. C’est l’étape d’aide à la sélection qui consiste à prendre du recul sur l’expression de besoins, challenger ses points de vue et structurer l’évaluation. Grâce à leur expérience du secteur, les experts vous permettront notamment de comparer les progiciels capables de répondre à vos contraintes métiers, et pourront vous fournir des informations précieuses sur la satisfaction des clients vis-à-vis des solutions sélectionnées.
Les 5 principaux critères de choix
Il existe de nombreux critères sur lesquels se baser pour choisir la solution adéquate, et il est d’ailleurs très facile de s’y perdre car les besoins diffèrent en fonction des entreprises (métier, taille, historique du SI, ressources en place, etc.). C’est pourquoi nous avons listé ici les 5 principaux critères que vous devez prendre en compte, dans tous les cas de figure.
1. L’adéquation avec l’expression des besoins
Ici vous cherchez tout simplement à vous assurer que la solution choisie :
- Répond aux besoins de votre entreprise ;
- Peut être facilement adaptée à tout changement futur ;
- Est facile à prendre en main par vos équipes.
2. Le coût
Le coût du progiciel est forcément un critère de premier ordre qui doit influencer votre décision. Vous devez dès le départ considérer le coût du progiciel par rapport au retour sur investissement attendu. Il vous faut également prendre en compte les coûts de mise en œuvre, de formation et de maintenance, qui peuvent s’additionner au fil du temps et que l’on oublie pourtant trop souvent.
3. Le niveau d’assistance et de conseil
Il n’y a rien de pire que de se retrouver seul une fois le projet d’intégration terminé. Assurez-vous que l’intégrateur choisi est capable de vous fournir un niveau d’assistance et de conseil digne de ce nom, tout au long de votre collaboration. Le cycle de vie d’un progiciel et son support démarrent lors du déploiement, pas à la signature du contrat, soyez vigilant.
4. Évaluation des clients
Les avis des clients sont un excellent moyen de se faire une idée des fonctionnalités, des performances ou de la facilité d’utilisation du logiciel. N’hésitez pas à consulter les plateformes type Capterra, Appvizer ou G2 pour recueillir de précieuses informations ou à vous rapprocher d’experts indépendants.
5. Intégration dans l’architecture du SI existant
Enfin soyez particulièrement attentif à la capacité du progiciel ciblé à s’intégrer dans l’architecture de votre SI. L’interopérabilité de vos différentes solutions doit être optimale pour obtenir les meilleurs performances possibles. Un point d’autant plus crucial si vous utilisez un nombre important de solutions provenant d’éditeurs différents.
