Pour améliorer le fonctionnement de l’entreprise, il est essentiel de disposer d’une vue d’ensemble des ses activités et process. La cartographie des processus est une des méthodes pour s’approcher de cette vision globale. D’après le principe de management de la qualité, réaliser une cartographie des processus apporte des bénéfices directs à l’entreprise : « identifier, comprendre et gérer des processus corrélés comme un système contribue à l’efficacité et à l’efficience de l’organisme à atteindre ses objectifs« . En résumé l’objectif est d’obtenir une vision partagée des processus de l’entreprise et de leurs interactions pour mieux comprendre le fonctionnement de l’entreprise et optimiser ses process.

On identifie trois types de processus avec des intérêts propres :

  • les processus opérationnels qui délivrent directement une valeur ajoutée
  • Les processus de support qui fournissent des éléments pour les processus opérationnels
  • Les processus de management qui permettent d’orchestrer l’ensemble

Quelques conseils pour cartographier les processus

La modélisation doit rester simple à compréhensible par la majorité. Dans tous les cas, la cartographie ne représente qu’une partie de la réalité et ne pourra pas traduire toute la complexité de l’entreprise en un graphique. Inutile donc de chercher à représenter les processus jusque dans le moindre détails pour au final aboutir à une représentation illisible. Ainsi, il est important de choisir la granularité adéquate suivant l’usage que vous souhaitez faire de la cartographie. Le niveau nécessaire ne sera pas le même entre une cartographie réalisée en vue de l’implémentation d’un PLM et celle pour présenter l’organisation de l’entreprise pour de nouveaux arrivants…

Pour autant, la cartographie doit être exhaustive au niveau des processus identifiés. Il ne faut pas se contenter des processus officiels mais aussi prendre en compte les fonctionnements informels si on souhaite optimiser le fonctionnement de l’entreprise. Éviter la surabondance ne veut pas dire éviter l’exhaustivité !

En résumé, mieux vaut une vue d’ensemble mais exhaustive des processus, plutôt qu’une vue détaillée mais ne prenant en compte qu’une partie des processus concernés. Un oubli et c’est une partie de la chaine qui est laissée de côté. Cela parait évident mais ce n’est pas toujours appliqué !

 

De la cartographie à la modélisation des processus et à leur digitalisation en lien avec les données

Les entreprises d’aujourd’hui croulent sous les données. Elles stockent de plus en plus de données non structurées, qui croissent à un rythme exponentiel. En plus de stocker ces données, les entreprises collectent également des quantités massives de données structurées provenant de diverses sources (par exemple, ERP, CRM, systèmes comptables et processus commerciaux). Le problème ? Elles ne savent pas quoi faire de tout cela !
Ayant besoin de réponses à certaines questions difficiles, de nombreuses entreprises commencent à utiliser des outils numériques pour résoudre leurs problèmes. Au lieu de stocker toutes ces données, elles se concentrent désormais sur les moyens d’en extraire des informations utiles et exploitables.

En effet il faut éviter la surcharge d’informations qui donne souvent lieu à des ensembles de données fragmentés difficiles à gérer. Au lieu de se concentrer sur la quantité de données dont vous disposez, il est plus important de réfléchir à la valeur qu’elles ont pour vos processus métier.
Pour y parvenir efficacement, vous devez cartographier vos processus métier (en sachant où ils se décomposent), les modéliser numériquement (pour comprendre leur logique) et les numériser (pour qu’ils soient accessibles à tous). En effet, la cartographie des processus d’entreprise avec tous les détails des transactions n’a de sens que si elle est modélisée numériquement pour un accès futur facile. Et la modélisation de ces processus doit ensuite s’appuyer sur une solution logicielle d’entreprise afin d’accélérer encore plus la mise en œuvre de ces processus avec par exemple des solutions et des outils de Business Process Management comme en proposent certains éditeurs (Blueway, Agilium, Avanteam…).