Il existe un lien assez simple entre les documents et la dématérialisation. C’est le sujet de la semaine !
Les documents représentent tous les supports qui portent le contenu d’un projet de BTP, quel que soit la nature de ce contenu (information sur les matériaux, les équipes, les caractéristiques, les plans, …)
La dématérialisation est un mode de gestion de projet, de plus en plus répandu. Elle consiste à numériser les documents et informations « papier ». Ils deviennent donc des données informatiques. Cela améliore l’efficacité de la gestion de projet en simplifiant le partage d’information.
La dématérialisation – action centrale de votre gestion de projet
La dématérialisation une étape inévitable pour obtenir une gestion de projet efficace et organisée.
L’enjeu de la dématérialisation est important puisque dans les domaines de la construction et des travaux publics, les entreprises sont soumises à de fortes contraintes de délais, de logistique et de maîtrise des coûts. Dès qu’un projet est planifié, de nombreuses personnes ou corps de métiers doivent intervenir et collaborer. De multiples documents doivent être produits, échangés, validés, signés entre les entreprises, la maîtrise d’ouvrage et les administrations.
Cependant, les documents une fois dématérialisés, doivent être répertoriés dans un espace unique de collaboration pour optimiser leur dématérialisation et partagés avec tous (si nécessaire en intégrant cet espace avec d’autres briques du SI interne ou des SI des partenaires via de l’API Management par exemple).
En effet, l’optimisation de la qualité et des délais de livrables passe notamment par une maîtrise constante des documents. Tout au long du projet, les agents tels que le client ou le maître d’œuvre, ont besoin d’accéder rapidement aux différents éléments.
En effet, cela permet entre autres de :
- Faciliter l’accès de tous les intervenants aux flux documentaires. Ceci consiste à rassembler les acteurs du projet autour d’un outil commun, l’espace de travail collaboratif aussi appelé Environnement de Données Commun:
- Gérer de façon optimale les délais et le suivi des actions en temps réel
- Optimiser la gestion de projet grâce aux droits d’accès de chaque utilisateur
- Organiser les documents (dépôt, lecture, téléchargement, accès, attribution, etc..)
- Obtenir une base de données de documents accessible depuis un navigateur (Cloud)
- Sécuriser ses information grâce à un système de validation.
- Assurer la traçabilité des échanges afin d’assurer une confidentialité parfaite aux acteurs du projet.
La dématérialisation pour les projets de construction présente de nombreux avantages
Pour la gestion du projet, et particulièrement la gestion budgétaire et financière de celui-ci, la dématérialisation est intéressante pour la gestion des factures et des contrats.
Une solution de gestion des contrats permet de visualiser l’ensemble des informations contractuelles liées au projet.
Les entreprises dans le domaine de la Construction, du BTP, des Travaux Publics, du Génie Civil, sont toujours soumises à de fortes contraintes de délais et de logistique. Dès lors qu’un projet est lancé, une course contre la montre est engagée dans un contexte où doivent intervenir et collaborer plusieurs dizaines d’acteurs, nécessitant un échange ininterrompu de documents et de données qui doivent être produits, vérifiés, communiqués, approuvés, signés, diffusés entre entreprises, avec les administrations, la maîtrise d’œuvre, la maîtrise d’ouvrage.
Enfin, la dématérialisation des documents, de tout type, a un réel impact positif sur l’avancée du projet de construction.
Bien que les technologies digitales peuvent nettement transformer les marchés existants, certains acteurs de la construction restent prudents. L’impact réel de la digitalisation n’est pas toujours précis et mesurable. C’est une situation parfaitement compréhensible car l’industrie de la construction a toujours eu un fonctionnement à part.
Comment la digitalisation dans la construction peut-elle être mise à profit dans un contexte aussi spécifique ?
