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Architectural Engineering & Construction

Focus sur le métier de Document Controller

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  • 11 mars 2014

flux documentaires

Nous accueillons aujourd’hui un invité, M. Jean-Roch Martin, chef de projets PLM dans le secteur de l’ingénierie et des systèmes complexes. Il va nous parler d’un des postes clés avec qui il travaille au quotidien chez nos clients : le Document Controller. Je lui passe la main !

Le Document Controller est un poste essentiel dans les projets d’ingénierie. A la différence des métiers plus classiques de documentalistes ou de dessinateurs (production documentaire), ce métier vise surtout à organiser les flux documentaires: il définit la codification des documents, les procédures d’échange avec les sous-traitants (et plus globalement les participants au projet), il pilote le suivi des commentaires, les listes prévisionnelles, etc…

Pour mener à bien ces tâches, les GED classiques (au sens « outil de classement, stockage et diffusion de documents ») ne suffisent pas à répondre aux problématiques du Document Controller :

  • Le sous-traitant dispose d’un délai contractuel de 14 jours pour renvoyer les plans, respecte-t-il ce délai ?
  • Nous avons envoyé un plan avec un cartouche erroné. Comment s’assurer qu’un document est contrôlé avant d’être diffusé ?
  • Le chef de projet demande un récapitulatif des documents diffusés aux autorités, comment le synthétiser rapidement ?
  • Nous devons assurer la transmission officielle de documents au client lors de la clôture d’un lot. Comment sécuriser la diffusion de ces documents en dehors de l’entreprise?

Sur des grands projets d’ingénierie où plusieurs milliers de documents vont être produits, différents aspects peuvent permettre aux Document Controllers de gagner en efficacité et donc en productivité: 

  • Les aspects techniques : plateforme collaborative ouverte aux partenaires permettant un accès rapide aux fichiers depuis les bureaux ou le chantier
  • La traçabilité : au-delà d’avoir la certitude de mettre à disposition les bonnes révisions de plans, il y a la nécessité de suivre les dates de sortie et de retour des documents, et de pouvoir en faire la synthèse. A ce titre, une bonne intégration avec Excel est nécessaire (saisie, reporting pour les chefs de projets.

Exemple de rapport dynamique Excel pour le suivi des documents

  • Des outils de partage efficaces : gestion de bordereaux de diffusion; constitution et export de dossiers
  • Des processus de diffusion et de validation adaptables

Contrairement aux « GED classiques », les logiciels de PLM et de plateforme projet traitent ces différents aspects. Un vrai gain en productivité et en qualité pour le Document Controller!

Que vous soyez vous-même Document Controller ou simplement intéressé par le sujet, venez découvrir sur notre site des solutions à ces enjeux et des cas clients.

Merci Jean-Roch pour cette présentation!

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