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Le plan de classement : une réflexion essentielle pour structurer efficacement sa base documentaire

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  • 3 janvier 2019
Plan de classement et ingénierie

Dans les logiciels de gestion de données et de documents, mettre en place une logique d’ordonnancement est essentiel pour retrouver aisément ses documents et données et tout simplement structurer son référentiel documentaire.

Dans certains cas, la gestion de configuration documentaire peut être nécessaire, en particulier lorsqu’il faut gérer les équipements liés aux installations. On peut ainsi gérer la documentation applicable en fonctions des équipements. Cependant, dans un nombre important de projets un plan de classement efficace suffit.

Plan de classement et stockage de documents

La problématique du stockage est incontournable. La non prise en compte de cet aspect peut entraîner des situations critiques. Les problématiques sont les suivantes :

  • Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir un faible temps d’accès.
  • L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
  • La durée de conservation doit aussi être considérée afin de permettre une épuration périodique du système, en vue de faciliter le stockage et d’alimenter les archives. À cet effet, le système doit prendre en compte une sortie vers un archivage définitif dans une plateforme d’archivage électronique dédiée à cet usage.
  • Le lieu de stockage doit être différent pour plus de sécurité de données en cas d’incendie.

Plan de classement dans les projets de construction et d’ingénierie : les méthodes

Dans ces projets, une des méthodes est de mettre en place plusieurs niveaux de classement complémentaires comme par exemple par Famille/sous-domaine/Domaine/Zone.

Ce classement peut en particulier être utile pour effectuer des recherches hiérarchiques, c’est à dire sous forme d’arborescences de recherche adaptées aux besoins des utilisateurs. Flexibles et en fonction des champs descriptifs, ces recherches permettent de représenter le cheminement de pensée des utilisateurs et de retrouver la bonne donnée en utilisant la logique métier.

Une fois la classification définie, lorsqu’un utilisateur crée un document il sélectionne la bonne combinaison de classement pour le document. Automatiquement les personnes peuvent ainsi retrouver visuellement leurs documents dans une vision arborescente ordonnée selon les différents niveaux de classement.

Comme cas d’exemple on peut prendre un classement par Famille/sous-domaine/Domaine/Zone. Si on voit bien à quoi correspond le classement par zone du bâtiment, donnons quelques exemples du classement par familles de document :

  • Classer les documentsCommunication
  • Contractuel
  • Coordination générale
  • Documents livrables contractuels MOE et ENT
  • Foncier
  • Management contractuel
  • Management de l’Opération
  • Opérations connexes
  • Procédures administratives
  • Sécurité
  • Technique

et par domaines de classement :

  • Acquisitions
  • Administratifs
  • Aménagements Urbains
  • Avant projet
  • Centre de maintenance
  • Concertation Publique
  • Concessionnaires
  • D.O.E Dossier des Ouvrages Exécutés
  • Dossier de définition
  • Dossier DUP
  • Dossier final de sécurité
  • Dossiers administratifs
  • Dossiers Archéologie Préventive
  • Dossiers de subvention
  • Enquête parcellaire
  • Équipements Système
  • Étude d’impact
  • Management avec les élus
  • Management de la qualité
  • Matériel Roulant
  • Plans d’Exécution des Ouvrages
  • Permis de Construire
  • Plans parcellaires
  • Réseaux
  • Réunions de suivi
  • Topographie

 

La capacité à classer, ordonnancer et retrouver les informations et les documents fait partie des fondamentaux des logiciels EDC (Environnement de Données Commun). Si vous souhaitez en savoir plus sur ces logiciels, cliquez sur le lien !

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