Gérer efficacement les livrables est essentiel dans les projets de BTP et d’ingénierie. En effet, fournir les livrables conclut une partie du projet et est souvent lié à des clés de paiement. Mais une gestion efficace passe au minimum par une structuration et un suivi des livrables au fur et à mesure du projet pour pouvoir fournir sans difficulté un dossier de livrables ou DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés).
Il est donc important en fin de chantier de récupérer et de fournir tous les documents du projet de manière structurée. En effet si la société ne peut pas livrer les DOE en fin de projet, une partie au moins des paiements sera retenue.
Quelles difficultés sont couramment rencontrées pour fournir les DOE et les autres livrables ?
Les principales difficultés rencontrées avec les DOE sont :
- la livraison des documents dans les temps
- l’absence de certificats et des dossiers incomplets. Généralement ils sont vérifiés lors des qualifications quand il y a en a, et donc souvent au dernier moment
- les plans ne sont pas à jour et/ou la charte graphique n’est pas respectée
- …
Avec ce genre de problèmes, la fin des projets peut se transformer en véritable chasse aux DOE avec le risque de ne pas respecter le planning!
Les solutions pour mieux gérer les livrables
Nous voyons donc que la gestion et la livraison des DOE n’est pas une mince affaire. La meilleure solution pour éviter la grande majorité des difficultés est d’assurer la gestion des livrables au sein de l’application logicielle servant de plateforme collaborative projet. Ainsi certaines applications permettent de pouvoir gérer un modèle de DOE qui sera dupliqué pour initialiser le Dossier des Ouvrages Exécutés par lot.
L’import des documents dans le dossier peut ensuite être effectué manuellement si le projet est de taille réduite ou de manière automatique. Dans le cas d’une automatisation, la meilleure méthode est de prévoir dès le début du projet où se rangeront les versions validées des documents afin de créer automatiquement le DOE en fin de projet grâce à une gestion de liens. Son arborescence se met ainsi automatiquement à jour et le jour J on peut créer un état de configuration (une sauvegarde fixe de l’arborescence à un moment donné) pour figer une livraison et ainsi assurer sa traçabilité. Dans notre application, ce dossier peut être publié ce qui permet de générer un fichier contenant l’ensemble des documents tout en conservant la structure du dossier. Il est ainsi possible de naviguer, même en mode déconnecté, entre les différents éléments du dossier, de visualiser les plans…
Les dossiers ainsi générés peuvent représenter des tailles énormes. Une fois imprimées, les livraisons peuvent se faire par dizaine de palettes de documents… Pouvoir naviguer facilement dans le dossier exporté au format informatique apporte donc un vrai plus!
