On peut voir le nouveau projet de construction de voie ferrée, d’hôpital ou de pont comme un projet indépendant. Il a sa date de fin prévue, sa maîtrise d’oeuvre, ses sociétés intervenantes, ses objectifs… Mais les sociétés qui interviennent sur le projet (en particulier les sociétés d’ingénierie et la MOE) travaillent généralement sur d’autres projets en parallèle, et ont aussi besoin de capitaliser les informations pour les projets futurs, de récupérer des informations de projets passés pour faciliter la gestion de celui en cours, de gérer les affectations des équipes ou d’avoir une vision globale des projets en cours.
De nombreuses entreprises d’ingénierie et de maîtrise d’oeuvre souhaitent donc organiser leur référentiel d’informations par projet. Il s’agit, au sein d’une même application, de créer un référentiel dédié à chaque projet. Ainsi les informations sont la fois structurées par projet pour éviter leur éparpillement et sont aussi consolidables entre les projets et pour la direction : méthodes, bonnes pratiques, processus, retour d’expérience, ressources… Lorsqu’un utilisateur opérationnel d’un projet se connecte, il ne voit que les données (documents, plans…) qui sont liés au projet sur lequel il travaille.
L’organisation des données par projet ne s’applique qu’à certains types d’éléments du référentiel. Ainsi certains documents applicables à toute l’entreprise (procédures qualité internes, normes, modèles de documents …) peuvent être accessibles quel que soit le projet courant.
Chaque projet dispose ainsi :
- D’un espace de travail et de données dédiés
- De droits utilisateurs selon les rôles des intervenants
- D’une plateforme de collaboration
Tout en offrant un accès aux données communes et en permettant de consolider les informations au niveau de l’entreprise.
Bien sûr, avec cette approche multi-projets, la confidentialité et la gestion des droits sont des notions très importantes. Ce n’est pas parce que la direction a besoin d’avoir des rapports d’avancement sur l’ensemble des projets que les opérationnels doivent se perdre dans les données de tous les projets (en plus d’accéder à des données confidentielles)! Avec une gestion des droits adaptée, mettre en place un référentiel multi-projets n’est pas du tout en désaccord avec un accès aux informations correspondant aux droits de chacun.
