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Architectural Engineering & Construction

Quelques informations sur l’archivage et les SAE

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  • 15 mai 2017
l'archivage et les SAE

Archivage électronique et textes de lois

Tout d’abord un rappel rapide de ce qu’on appelle archive : selon l’Article L211-1 du code du patrimoine « Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité« .

Depuis plusieurs années, des textes de lois renforcent l’importance du rôle de l’archivage électronique. On peut par exemple citer :

  • La loi de mars 2000 qui donne à l’écrit numérique la même valeur de preuve que l’écrit papier
  • Les décrets de mars 2001 et d’avril 2002 relatifs à la signature électronique
  • La loi de juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique
  • En mars 2012, la norme AFNOR NF Z 42-013, relative à la conception et à l’exploitation de systèmes informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des documents stockés dans ces systèmes est devenue une norme internationale publiée sous le titre ISO 14641-1

Les enjeux d’archivage nécessitent une collaboration forte entre le service informatique, les archivistes mais aussi les départements métiers. Il faut mettre en place de nouveaux processus et méthodes de travail qui vont impacter tous les acteurs de l’entreprise. De plus en plus, avec l’évolution des nouvelles technologies, les systèmes d’archivage électronique (SAE) vont remplacer progressivement les techniques d’archivage des informations sous format papier.

Ces enjeux d’archivage sont d’ailleurs particulièrement importants dans les projets de BTP où il faut pouvoir conserver l’ensemble des éléments validés (plans, documents, modifications, échanges…) pendant toute la vie de l’ouvrage bâti.

D’ailleurs, qu’entend-on par Système d’Archivage Électronique (SAE)?

Un SAE est un système informatique qui assure la conservation pérenne et sécurisée de tous les documents numériques d’un projet et qui en garantit l’intégrité et la traçabilité. Dans certains cas il peut aussi faciliter les opérations de recherche et d’exploitation des informations stockées dans le système.

Depuis quelques années, les SAE ont tendance à se rapprocher, voir à fusionner avec d’autres logiciels de gestion des documents et des données tels que les GED (Gestion Electronique de Documents) ou les PLM (Product Lifecycle Management) qui se situent généralement en amont du système de SAE destiné à recevoir des documents validés. On retrouve d’ailleurs de nombreuses problématiques communes même si leur mise en place opérationnelle diffère entre les besoins d’archivage et de gestion dynamique.

Les différences restent malgré tout très marquées dans l’utilisation de ces outils :

  • Le PLM suit les modifications des documents alors que le SAE les interdit (Une fois intégré dans un SAE, un document n’est plus modifiable et conserve donc sa valeur probante)
  • Le PLM permet la coexistence de plusieurs versions d’un document alors que seule la version finale est stockée dans le SAE
  • Le PLM permet la suppression de documents ou d’éléments alors que le SAE l’interdit (sauf exception)
  • Le PLM est avant tout dédié à la gestion quotidienne et opérationnelle de l’activité alors que le SAE est avant tout dédié à l’archivage sécurisé des documents

Malgré ces différences, avoir une vision globale du Système d’Information entre la solution de gestion des données pendant le projet et la solution d’archivage électronique présente un vrai intérêt, à minima pour faciliter le transfert des informations.

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