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Architectural Engineering & Construction

Qui ne s’est jamais demandé au moment d’envoyer un document important si les destinataires étaient les bons?

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  • 19 décembre 2016
Matrice de diffusion

Dans le cycle de vie des documents, l’étape de diffusion est fondamentale. En effet, même si la rédaction, la validation et les autres étapes ont aussi un rôle clé, il ne faut pas oublier qu’avant tout un document est fait pour apporter de l’information. Et pour être lu, il doit être diffusé !

Dès lors que les projets sont importants ou contiennent des documents critiques, sécuriser les processus de diffusion est essentiel pour assurer la qualité, la traçabilité et la
sécurité des transmissions d’informations. Sans même parler de document critique, qui ne s’est jamais demandé au moment d’envoyer un document si les destinataires étaient les bons, s’il n’oubliait personne ou si tel intervenant faisait toujours partie du projet en question ?

Dans les projets d’ingénierie, comme ces processus de diffusion dépendent des procédures qualité et des acteurs de chaque projet, la diffusion de documents est souvent régie par des règles au niveau de l’entreprise, adaptables selon les projets et établies dans des matrices. Ils ne peuvent donc pas être définis de manière rigide et générique dans le système pour l’ensemble des projets. Il y a ainsi de très nombreux éléments à prendre en compte et de nombreuses sources d’erreurs potentielles…

Face à ces enjeux, comment assurer la qualité, la traçabilité et la sécurité des diffusions d’informations dans le cadre des relations formelles entre plusieurs équipes intervenant sur un projet ?

Pour en savoir plus, accédez à l’infographie par un simple clic sur l’image ci-dessous :

Processus de diffusion

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