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Architectural Engineering & Construction

L’enjeu de la gestion, du développement et de l’administration des contrats complexes

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  • 8 février 2016
Gestion des contrats

La gestion des contrats complexes est un enjeu clé des projets. Au-delà des documents, les contrats définissent clairement les contours et les enjeux des projets: exigences, objectifs, contraintes, délais de livraison, méthodes projets, avenants, conditions financières, réglementations associées …

Aussi bien la rédaction du contrat que le suivi sont donc indispensables pour assurer la performance de l’entreprise et des projets :

Rédiger les contrats et partager les informations

Lors de la rédaction des contrats, il est essentiel de centraliser les informations dans un référentiel structurant pour éviter des solutions palliatives peu efficaces et sources d’erreurs comme par exemple :

  • La mise en place de processus manuels avec des procédures d’exception qui limitent le suivi et la traçabilité des actions
  • L’utilisation de multiples feuilles de calcul partagées entre les services qui ne permettent pas de piloter efficacement les modifications et restreignent la collaboration

Sans référentiel central de gestion des informations liées aux contrats, il résulte une absence de consolidation pour l’administration générale et la coordination des projets qui impacte directement la productivité et la qualité.

 

Piloter et contrôler l’exécution des tâches et des engagements des contrats

Une fois les contrats signés, il est essentiel de contrôler l’exécution des tâches et des engagements du contrat ainsi que la conformité aux réglementations prévues. Une mauvaise gestion entraine des duplications et des solutions de contournements souvent inadéquates. Une fois le contrat mis en place, les risques sont alors élevés :

  • Difficultés à suivre précisément les exigences,
  • Erreurs qui entraînent des reports de facturation,
  • Processus manuels qui engendrent des retards et un manque de traçabilité
  • Difficulté à gérer le suivi et le respect des règles et des normes
  • Incapacité à livrer en temps en heure un service de qualité

 

Solutions

En prenant un peu de recul et en considérant qu’un contrat peut être structuré sous forme d’arborescence, qu’il existe des variantes suivant les projets, des déclinaisons à partir d’un modèle, une étape de réalisation puis de suivi opérationnel… on se rend compte que les thématiques de gestion de contrats se rapprochent beaucoup de celles du PLM pour la gestion du cycle de vie projet/produit.
Fort de cette conclusion il y a quelques années de cela, Lascom a mené plusieurs projets avec succès auprès de grands comptes du secteur de l’energie.

Avec cette expérience, Lascom AEC propose maintenant une solution dédiée à la gestion des contrats tout au long de leur cycle de vie pour :

  • Améliorer les cycles contractuels par une plus grande standardisation des processus
  • Réduire les risques financiers par une automatisation des contrôles et des alertes
  • Assurer la gouvernance des contrats en liaison avec les processus qualité et les standards
  • Garantir le suivi des exigences et la conformité aux normes réglementaires

Pour accéder au descriptif de l’offre dédiée à la gestion des processus contractuels, il suffit de cliquer ici

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