Au lancement des projets d’ingénierie et d’infrastructures, à partir d’une certaine taille, la GED (Gestion Electronique de Documents/Données) devient un outil imposé. Le réflexe depuis quelques années est « j’ai beaucoup de document à gérer et à partager avec les différents intervenants donc je dois mettre en place une GED ». Mais la donne est en train de changer et les besoins ont évolué. Un simple outil de GED « annexe » est maintenant le plus souvent insuffisant pour répondre aux nouvelles méthodes de travail et aux contraintes de volumétrie.
Quelles transformations du marché poussent cette évolution de la GED ?
Ces nouveaux besoins ne sont bien sûr pas apparus en un claquement de doigt… Le marché de l’AEC a beaucoup évolué ces dernières années:
- La progression des PPP (Partenariats Publics Privés) qui poussent les sociétés à avoir une vision sur l’ensemble du cycle de vie (conception/étude à maintenance)
- Les réglementations et les contraintes environnementales de plus en plus importantes
- Le « poids » des équipements dans les projets de construction (par exemple pour un projet d’autoroute il ne faut plus gérer uniquement le linéaire mais aussi tous les équipements électroniques associés)
- Le besoin d’une vue plus globale du ou des projets, et d’une meilleure transmission des informations entre les phases de son cycle
Bien gérer ces nouveaux paramètres nécessite de nouvelles connaissances et donc de nouveaux types d’intervenants et de nouvelles informations à gérer. Donc plus de complexité… Mais ces évolutions changent aussi le business des ingénieristes. En effet, la marge des sociétés n’est plus uniquement liée au coût de construction mais aussi parfois au coût d’entretien et de gestion des obsolescences si elles prennent en charge son exploitation. Dans tous les cas, la capacité à livrer au MOA l’ensemble des documents et données nécessaires à son exploitation, le double digital de l’infrastructure en quelque sorte, devient un impératif.
Vers une GED plus transversale dans les grands projets
Ces besoins et contraintes imposent de disposer d’une vision transversale du projet. D’une solution logicielle de stockage, le besoin est passé à un référentiel projet disponible durant tout le cycle de vie de l’infrastructure. La solution logicielle correspondante est ainsi devenue un élément stratégique du système d’information et va donc bien au-delà d’une armoire à plans.
Il ne faut pas pour autant que cela engendre des coûts plus élevés, des logiciels plus complexes et des déploiements plus longs… Les applications métiers doivent donc être repensées pour répondre à ces nouveaux impératifs !
Une évolution des applications GED est nécessaire pour répondre à ces impératifs :
- Gérer la continuité entre l’avant-vente, le projet et la maintenance
- Gérer les exigences et leurs relations avec les données et les documents,
- Accélérer la gestion des réserves qui correspond à des paiements considérables
- Disposer d’une vision consolidée de l’ensemble des projets de la société
GED : d’une base documentaire à une base de connaissance et d’expertise du projet
La GED est une partie du référentiel global, à laquelle viennent s’ajouter de nombreux applicatifs métiers nécessaires pour gérer efficacement les données et les processus. Disposer d’un référentiel de données global incluant les fonctions de GED mais aussi de gestion de configuration des équipements, de suivi des modifications et de gestion des processus de validation complexe au sein d’une application logicielle de gestion des cycles projets pour l’ensemble de l’entreprise devient une nécessité.
Cette solution permet à la fois de centraliser et d’archiver tous les documents des projets pour garder toute la traçabilité et l’historique, mais aussi de récupérer la structuration du projet, les processus métier, les méthodes qui ont bien fonctionné, les annuaires et les listes d’intervenants… C’est à dire à la fois la base documentaire mais aussi la connaissance et l’expertise liées projet.
