Beaucoup de gens pensent que pour bien gérer les projets de BTP il suffit de disposer d’un référentiel servant «d’entrepôt de données» qui centraliserait tous les documents et toutes les données. C’est, certes, un premier pas, mais le besoin est avant tout lié à la gestion de l’évolution des données et des informations plus qu’au fait de disposer d’une vision statique des données!
Dans les secteurs de l’ingénierie et du BTP, tout est une histoire de « mouvement » et d’évolution : innovation, développement, modification... Un référentiel technique n’a pas pour but d’être une salle d’archives virtuelle ! Ce qui compte ce n’est donc pas la « photo des données » mais leur création et leur évolution dans le temps.
Gérer efficacement les évolutions implique de disposer d’une vision de l’environnement de chaque donnée
Pour piloter efficacement les évolutions sur l’ensemble du cycle de vie, il faut gérer les données techniques mais aussi les liens entre les différents éléments et l’ensemble du processus de modification (décisions, acteurs, impacts…). En effet, les données des projets et des équipements sont liées entre elles et toute modification d’un élément peut avoir des impacts.
C’est là que l’on voit les limites fonctionnelles d’une simple GED qui peut gérer les états mais ne peut pas lier les éléments entre eux et suivre les motifs, conséquences et impacts des modifications (le « Pourquoi, Quoi, Qui, Comment, Où… »).
Les processus : un outil clé pour piloter les évolutions au cœur de l’Environnement de Données Commun
Quand on voit le nombre de données, de liens mais aussi d’intervenants qui rentrent en jeu dans la gestion des évolutions, on se rend compte de la complexité sous-jacente aux évolutions et de la nécessité de disposer d’outils accompagnant les utilisateurs dans les actions à entreprendre.
C’est là qu’entre en jeu la gestion de processus. C’est un support essentiel à la gestion d’évolutions en automatisant les méthodes, les activités critiques et le suivi de l’environnement des modifications tout en facilitant la participation de l’ensemble des acteurs affectés. Chaque participant accède directement à ses tâches en cours tout en interagissant de manière automatisée avec les autres acteurs du processus.
Pour gérer efficacement l’évolution des données on retrouve ainsi 4 briques complémentaires, qui sont toutes au cœur des solutions d’EDC (Environnement de Données Commun) :
- Le référentiel de données qui centralise toutes les informations
- La gestion des interactions qui relie les différents éléments entre eux et apporte une vision de l’environnement de chaque donnée
- La gestion des processus et des actions qui soutient l’évolution et la modification des données et apporte une vision « temporelle » au référentiel
- Le reporting qui permet de disposer d’une vision d’ensemble des processus d’évolution et un état des lieux des projets pour faciliter les prises de décision
